Dalam dunia teknologi informasi begitu dibutuhkan saat ini adalah File Sharing. Begitu banyak vendor yang berlomba lomba mendapatkan ceruk pasarnya dalam memberikan layanan tersebut.
Ceruk pasar yang begitu besar diperebutkan oleh banyak vendor raksasa dunia seperti google, microsoft, amazon, alibaba dan yang lainnya.
Banyaknya pengguna teknologi seperti di atas saat ini akan menjadi semakin besar dengan semakin besarnya pengguna mobile dengan kebutuhan penyimpanan yang cepat dan bertumbuh.
Penggunaan user mobile dalam menyimpan momen bersejarah mereka ke dalam foto dan menyimpannya ke mobile phone memiliki keterbatasan tempat. Dan kebanyakan dari mereka tidak mau kehilangan gambaran sejarah dari foto – foto tersebut.
Selain itu penggunaan teknologi ini juga mulai diadaptasi oleh para pengguna layanan cloud. Para pengguna yang biasa mengerjakan pekerjaan kantornya secara mobile mengharuskan mereka dapat mengakses file dari lokasi yang tak menentu.
Pengguna layanan cloud yang semakin besar dua dekade terakhir ini menjadikan turut andilnya peningkatan kebutuhan layanan penyimpanan cloud.
File sharing kini sudah mulai mengalami pergeseran istilah. Dari sebelumnya teknologi tersebut digunakan hanya internal organisasi. Kini sudah merambah ke external organization. Penyebabnya adalah kemampuan penyedia layanan men-share interanal file menggunakan link external dan hak akses yang memadai.
Pengertian File Sharing
Definisi secara istilah file sharing adalah aktivitas membagi atau menyediakan akses data ke media digital baik intranet maupun internet kepada pengguna yang lain.
Dengan berkembangnya teknologi cloud sekarang ini maka pergeseran istilah ini sudah menjadi cloud sharing meskipun secara fungsi, manfaat dan cara kerjanya serupa.
Tidak bisa dipungkiri penggunaan file terpusat sangat membantu mengembangkan operasional organisasi menjadi lebih cepat bergerak.
Data dapat berpindah dengan mudah tanpa perlu melakukan pemindahan secara konvensional melalui transfer USB ataupun pengiriman email. User dapat mengakses data – data yang diinginkan secara terpusat.
Penulis akan menjabarkan beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem file sharing and sync pada organisasi anda.
Manfaat Menggunakan Teknologi File Share and Sync
Teknologi File Share sudah seperti hal yang wajib digunakan bagi sebuah organisasi. Dalam organisasi yang kecil maupun besar penggunaan teknologi tersebut dapat membantu meningkatkan efektivitas staff dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.
Membagi file dapat dilakukan dengan mudah melalui sistem yang terpusat. Memberikan kecepatan dan ketepatan dalam kebutuhan akses.
1.Kemudahan Berbagi Berkas
Selayaknya sebuah organisasi yang cepat bergerak. Dibutuhkanlah sistem yang mendukung operasional secara fast moving.
Cara perusahaan pun harus berubah. Dari konvensional document management store menjadi centralize document management.
Semua anggota staff dan karyawan memiliki hak – hak nya masing masing dalam mengakses dokumen yang dimilikinya. Berbagi sesukanya melalui link ataupun shared berkas mereka melalui folder – folder.
Distribusi dokumen menjadi lebih mudah dengan membaginya melalui internet serta intranet. User tidak perlu bergera berpindah dari mejanya pekerjaan bisa diselesaikan bersama sama.
Provider besar sekelas microsoft sudah mengenalkan produknya yang sangat terdepan dalam produktivitas pekerjaan kantor dengan OFFICE 365 semua file sync and share dan office app tercentral.
Baca Juga : Keuntungan Apabila Perusahaan Menggunakan Layanan OFFICE 365
2. Akses File Dari Mana Saja
Bekerja secara daring tentu bukan hal yang asing di zaman sekarang ini. Banyak perusahaan yang mulai mengalihkan operasionalnya menjadi daring.
Fenomena ini mulai berubah semenjak melonjaknya kasus covid19 di dunia. Banyak perusahaan dipaksa harus melakukan transformasi digital di perusahaan agar terus dapat bergerak mengikuti zaman.
Dengan menggunakan teknologi file sharing sebuah perusahaan mampu tetap beroperasional dengan baik melalui akses digital dari mana saja.
Para karyawan dapat terus bekerja melalui rumah, dari tempat meeting dan dari area mana saja selama tempat yang disinggahi memiliki akses public internet.
Salah satu contoh file sharing yang paling banyak digunakan masyarakat sekarang ini adalah Google Drive, Microsoft OneDrive dan juga Dropbox. Ketiga vendor besar tersebut saling bersaing mendapatkan pasarnya.
Berikut informasi yang kami dapatkan dari laporan Gartner mengenai peta persaingan file sharing and sync serta kolaborasi software.
Namun bagi perusahaan yang lebih mementingkan data security serta kenyamanan dalam transaksi datanya. Biasanya perusahaan – perusahaan lokal juga menyediakan layanan yang serupa seperti ini. Hal ini bertujuan perusahaan merasa aman dan nyaman karena datanya diketahui keberadaannya dan lokasi penyimpanannya.
3. Akses Terpusat
Dalam pengaturan management file hal terpenting adalah adanya pengaturan previlage access. Gunanya hal tersebut agar seorang administrator mampu mengetahui file – file yang disimpan dan siapa saja user yang mengaksesnya secara cepat.
Management seperti itu hanya mungkin dilakukan apabila sistem yang digunakan adalah penyimpanan data terpusat. Pengelolaan , pembagian, pengaturan file dan lain sebagainya dikelola oleh admin.
Penggunaan akses terpusat juga mampu memudahkan organisasi dalam me-maintain file – file serta data mereka. Melakukan backup, mirroring dan lain sebagainya dengan fokus kepada sistem yang ia kelola secara terpusat.
Dalam pengelolaan file terpusat juga membutuhkan keahlian khusus dalam peng-operasiannya. Seperti kemampuas seorang admin dalam memange file, menjaga file tetap aman apabila ada kerusakan dan kehilangan data. Juga seorang admin harus memahami perihal jaringan komputer.
Baca Juga : Pengertian Jaringan Komputer
Dengan pemahaman tersebut maka membangun infrastruktur data terpusat menjadi hal yang lebih mudah. Jaringan komputer perlu disiapkan dengan matang dalam pembuatan infrastruktur tersebut.
4. Pengamanan Lebih Mudah
Jika sebuah organisasi telah memutuskan dan memilih menggunakan penggunaan file sync and share maka hal terpeting selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah keamanan data.
Dalam prakteknya seringkali pengguna atau user ceroboh dalam melakukan aktivitas di dalam media penyimpanan.
Kecerobohan itu bisa mengakibatkan rusaknya data secara menyeluruh. Hal ini tentu dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi perusahaan.
Kemanan di sisi End User dan juga server penyimpanan tersentealisasi terhadap virus malware dan hal tak dikenal lainnya sangat vital.
Maka disarankan bagi pengguna dan juga host tempat penyimpanan data minimal harus menyiapkan anti virus dan juga malware yang telah memiliki reputasi baik dalam mengatasi serangan cyber.
Baca Juga : Meningkatkan Keamanan Data Dari Serangan Malware dan Virus
Mengamankan file server tersentralisasi bisa dilakukan dengan lebih mudah. Data yang disimpan dalam satu area bisa diamankan dengan satu aplikasi keamanan dan dilapisi juga dengan backup.
Untuk menjaga kemungkinan data hilang maka juga diperlukan aplikask backup dan restore. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan ketersediaan data untuk operasional bisa mencapai 99%.
5. Meningkatkan Produktivitas
Sudah cukup masive digunakan oleh banyak organisasi dan perusahaan bahwa peningkatan produktivitas jelas dirasakan apabila perusahaan sudah mulai beralih menggunakan file sync and share yang tersentralisasi dengan baik.
Dari penggunaan tersebut sangat memungkinkan percepatan perpindahan file pekerjaan lebih cepat. Editing data , update dan modifikasi data bisa dilakukan secara bersama sama.
Perpindahan file yang dilakukan dengan cepat ini tentu saja mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan oleh seorang karyawan untuk melakukan hal – hal tersebut jika tidak menggunakan file sync and share yang tersentralisasi.
6. Lebih Hemat
Dan keuntungan terakhir adalah pengunaan File sync and share dapat menghemat pengeluaran anda. Ketimbang sebuah perusahaan menyediakan kapasitas data yang besar untuk setiap komputer staff dan karyawan. Akan lebih bijak apabila sumber daya dimaksimalkan pada server tempat penyimpanan data tersepusat.
Spesifikasi server yang digunakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan data kedepannya. Dalam satu server dapat menyimpan data hingga lebih dari 18TB.
Perkiraan habisnya penggunaan dengan kapasitas data sebesar 18TB bisa mencapat lebih dari tiga tahun. Tentu saja investasi ini akan lebih murah ketimbang menyediakan spesifikasi besar pada tiap – tiap komputer end user.
CBTP Menyediakan Layanan Manage Service Untuk File Sharing
Bagi perusahaan yang ingin beralih menggunakan file sync and share maka perusahaan https://cbtp.co.id menyediakan layanan tersebut.
Perusahaan yang telah bersiap menjadi lebih produktif diharapkan sudah mampu mengikuti perkembangan teknologi yang begitu cepat.